PDFとは

PDFとはPortable Document Formatの略で、簡単に言えば電子的な紙ということができるでしょう。

従来、紙の上に印刷していた文書や図表をそのままの状態で電子的に取り扱えるようにしたファイル形式のことです。

電子的に取り扱うとは、パソコンやタブレット、スマホなどの電子機器上で作成や閲覧をしたり、あるいは電子メールに添付して送受信したり、ハードディスクやCDなどに保管したりできるという意味です。

このように書くと、文書の作成と言えばwordなどのワープロソフトを使えばよいし、表ならexcelなどの表計算ソフトを使えばそれで十分であって、何もわざわざPDFなどを持ち出してくる必要はないのではないかと言う人もいるかもしれません。

PDFが優れている理由

ある意味ではその通りなのですが、wordやexcelで作成したファイルは、同じwordやexcelなどのソフト、少なくともそれと互換性のあるソフトがないと閲覧することができません。

作成はできても、やり取りに困る場合があるのです。

また、全く同じソフトであれば全く同じように表示され、閲覧することができますが、互換性をうたっているソフトでは、一応閲覧することはできてもレイアウトが崩れたりしてしまうことがあります。

単純な文字の羅列である文章であれば多少レイアウトが崩れたとしてもあまり大きな問題ではないかもしれませんが、表やグラフ、絵などでレイアウトが崩れると、作成した人の意図がまともに伝わらなくなってしまう可能性もあります。

こんなときでもPDFであれば、電子的な紙なのですから、紙の上に印刷された情報イメージをそのまま保存し、表示させることができます。

レイアウトが崩れたりする心配はありません。

もちろんPDFを利用するためのソフトは必要になりますが、wordやexcelなどとは異なり、PDFを利用するためのソフトは無料で配布されています。

そのため、誰もが簡単に利用できるという特徴を持っています。

改変できない事が利点

もう一つPDFの重要な点として、作成後には変更することができなくなるということが挙げられます。

つまり、本当に紙の上に印刷された文書、冊子、広告、書籍などのように読み取り専用となり、呼んでいる人が勝手に内容を書き換えるといったことができません。

このため、勝手に書き換えられては困るようなものを、多くの人に配布するような目的で利用するのに非常に適しているファイル形式だと言うことができます。

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